Menu

Program do fakturowania – co na ten temat wiedzieć warto?

16 lutego 2020 - finanse, Oprogramowanie
Program do fakturowania – co na ten temat wiedzieć warto?

Prowadząc własną działalność trzeba radzić sobie z wieloma wyzwaniami. Do jednych z takich zadań należy wystawianie faktur. Może wydawać się to proste, ale nic bardziej mylnego. Podstawową jest jej prawidłowe uzupełnienie, często dodanie do niej paragonu. Wśród narzędzi online dużą popularnością cieszą się programy do fakturowania. Pomagają uniknąć problemów związanych z wystawieniem faktur. Co trzeba wiedzieć, jaki program wybrać ? 

Faktura – co to takiego?

Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję. Może być w formie papierowej lub elektronicznej. Musi jednak zawierać wszelkie dane, które określa ustawa. W innym wypadku, nie będzie można uznać jej za fakturę. Co powinno się na niej znaleźć? Przede wszystkim informacje odnośnie nabywcy, odbiorcy oraz transakcji. Oprócz tego zawierać musi:

Faktura w formie elektronicznej 

Znaczna część właścicieli firm korzysta z tego, co przynosi nowoczesna technologia. Dlatego też faktury w formie elektronicznej cieszą się dużym zainteresowaniem. Największym ich plusem jest łatwość w wypełnieniu oraz edytowaniu, w odróżnieniu od standardowych dokumentów. Ponadto można je przesyłać mailowo. Tego typu faktury najczęściej zapisywane są w formacie PDF lub DOC. Powinny się w niej znaleźć te same informacje, co w dokumencie tradycyjnym. Warto pamiętać, że forma elektroniczna musi być czytelna, zachowywać autentyczność i integralność. Dlatego wybierając program do fakturowania trzeba zdecydować się na taki, który pomoże wypełnić dokument bez jakichkolwiek zastrzeżeń.

Korzyści z faktur w formie elektronicznej

Do największych zalet należą:

  1. Oszczędność czasu, zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
  2. Brak wysokich kosztów przy wysyłaniu faktury do kontrahenta, który znajduję się daleko.
  3. Łatwość przechowywania dokumentów, np w chmurze. Wystarczy do tego jedynie dostęp do internetu.

Program do fakturowania online – jak wybrać najlepszy?

Jak wcześniej wspomniano – faktura musi zawierać elementy, wymagane przez ustawę o VAT. By móc wystawić fakturę w formie elektronicznej, przedsiębiorca potrzebuje odpowiedniego programu. Najlepszym będzie taki, który jest wygodny, zapewniający bezpieczeństwo, działa intuicyjnie – wydanie dokumentu, nie będzie przynosić większych problemów, a działania będą zautomatyzowane. Dane kontrahentów zostaną pobrane z GUS, wystarczy NIP klienta, a pozostałe informacje zostaną uzupełnione automatycznie. Ponadto możliwe będzie zbudowanie katalogu oferowanych produktów/towarów/usług i aromatyczne księgowanie w instytucjach podatkowych. Przy kolejnych fakturach dla tego samego klienta, po wpisaniu nazwy, informacje odnośnie ceny netto, stawki VAT i ceny brutto same się uzupełniają. Katalog towarów pozwala na sprawdzenie stanu produktów w magazynie, co przekłada się na szybsze zamówienie tych brakujących lub kończących się. Następnym udogodnieniem jest możliwość zweryfikowania, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Dotyczy to przeniesienia obowiązku zapłaty podatku przez nabywcę. Program zrobi to sprawnie i szybko, jeśli jest zintegrowany z bazami danych Ministerstwa Finansów. Dodatkowym atutem programu do fakturowania jest opcja sprawdzenia rzetelności klienta. Integruje się z rejestrami dłużników oraz giełda długów. Ponadto program łączy się z informacjami w chmurze, co ich ułatwia przechowywanie. Oprócz tego aplikacja online pomogą przy liczeniu, które jest największych problemem i miejscem błędów. Kwoty same zostają wyliczone, mogą być także wystawione z waluty obcej na polską. Dostępne jest także ustalenie z automatu różnic kursów.

 

Fakturowanie w telefonie

To najlepsza alternatywa dla przedsiębiorców, którzy dużo podróżują, załatwiając swoje sprawy po całym kraju. Przydatne, gdy np. fakturę trzeba przesłać „na już”. Uruchamiając program w telefonie, można to zrobić prosto i szybko. Pod warunkiem, że aplikacja jest bezpieczna (dotyczy to wycieku lub utraty danych), a także działa zgodnie z prawem podatkowym. Będąc osobą zabieganą, zapracowaną, która częściej ma w ręce telefon, niż pracuje przy komputerze, nieoceniona jest możliwość fakturowania w chmurze. Aplikacja ta posiada m.in.:

Ważną kwestią jest integracja programu do fakturowania z bankowością internetową. Umożliwia to import oraz rozliczanie transakcji z konta bankowego, czyli stałą kontrolę płatnościami od kontrahentów, co wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa.

 

Podsumowując, dobry program do fakturowania zależny jest od indywidualnych potrzeb. Na pewno jest niezbędny do prostszego funkcjonowania firmy oraz szybszego wystawiania i rozliczania dokumentów